Sukututkimusrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §; EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) on
sovellettu25.5.2018 lähtien; Suomen uusi tietosuojalaki 1.1.2019 täydentää EU:n yleistä tietosuoja-
asetusta.
Euroopan unioni hyväksyi 6.4.2016 yleisen tietosuoja-asetuksen, jota on sovellettu 25.5.2018
lähtien. Yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on suojella elossa olevien henkilötietojen
käsittelyä. Asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkea henkilötietojen käsittelyä niin yksityisellä kuin
julkisella sektorillakin. Sen ulkopuolelle jää kuolleiden henkilötietojen käsittely ja sellainen
käsittely, jonka yksityishenkilö tekee yksinomaan kotitaloutensa puitteissa (ns. kotitalouspoikkeus).
Seloste laadittu 5.10.2018, päivitetty 15.5.2026.
Rekisterinpitäjä
Siitoset ry.
Puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot löytyvät näiltä
nettisivuilta kohdasta Yhteystiedot.
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Siitoset ry:n sukututkijat sekä sukuneuvoston puheenjohtaja ja sihteeri = rekisterin ylläpitäjä.
Puheenjohtajan ja rekisterin ylläpitäjän sekä sukututkijoiden yhteystiedot löytyvät näiltä
nettisivuilta kohdasta Yhteystiedot.
Rekisterin nimi
Siitoset ry:n sukututkimusrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Sukututkimuksen tekeminen ja sukujulkaisujen tuottaminen.
Rekisterin tietosisältö
Tutkittavaan sukuun kuuluvista henkilöistä talletetaan sen mukaan, mitä on tiedossa: ao. henkilön
täydellinen nimi, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, kuolinaika ja -paikka, arvo ja/tai
ammatti, yhteystiedot sekä samat tiedot hänen vanhemmistaan, lapsistaan ja
sisaristaan; muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot; sekä tietojen julkaisemiselle
suostumus- ja kieltotiedot sekä mahdollisesti valokuvia.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Väestötietojärjestelmä; muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit; kirjalliset lähteet; sukuun
kuuluvien antamat tiedot; muut julkiset lähteet (esim. radio, tv, internet).
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin.
Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden
mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalinen aineisto suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti.
Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton,
puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään.
Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen
peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.
Jäsenrekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 §. Laadittu 5.10.2018.
Rekisterinpitäjä
Siitoset ry, Y-tunnus 3063128-4
Puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot
löytyvät näiltä nettisivuilta kohdasta Yhteystiedot.
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Puheenjohtaja, yhteystiedot löytyvät näiltä nettisivuilta kohdasta Yhteystiedot.
Rekisterin nimi
Siitoset ry:n jäsenrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenten nimet, postiosoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet; jäseneksi liittymis- ja
eroamistiedot sekä jäsenmaksutiedot. Jos jäsen on mukana seuran ylläpitämässä Facebook-
ryhmässä on käyttäjätiedot tallennettu ko. rekisteriin.
Muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.
Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat
tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen
helpottamiseksi.
Sivustollamme ei käytetä evästeitä.
Muilta sivuilta upotettu sisältö
Tämän sivuston aineisto voi sisältää muualta netistä upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia,
artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että
vierailija itse kävisi noilla sivustoilla. Nämä sivustot saattavat kerätä käyttäjätietoja, käyttää
evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi
upotetun sisällön kanssa.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot.
Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen suorituksista.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan yhdistyksen hallituksen jäsenille. Nimi- ja jäsenmaksutiedot luovutetaan
hallituksen hyväksymälle kirjanpitäjälle. Sukututkimuksen kannalta tarpeellisia tietoja luovutetaan
Siitoset ry:n sukututkijoille. Sukukirjan ja/tai sukutuotteiden postittamista varten osoitetiedot ja
puhelinnumero luovutetaan postituksesta vastaavalle taholle kunkin postituksen yhteydessä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavilla henkilöillä on rekisteriin käyttöoikeus. Heillä on oikeus
nähdä, muuttaa, lisätä tai poistaa digitaalisesti tallennettuja tietoja. Tiedot säilytetään parhaiden
käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta
suojattuina.
Tietojen säilytys
Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi,
että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että
säilyttäisimme ne moderointijonossa.
Jäsenyystietoja säilytetään rekisterissä vain jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättyessä eroamisen tai
kuoleman takia tiedot poistetaan vuosittain. Myös, jos henkilö jättää viitenä vuonna
peräkkäin jäsenmaksun maksamatta, hänen tietonsa poistetaan jäsenrekisteristä.
Rekisteröidyn oikeudet
Jäsen voi pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistaan. Kooste sisältää kaiken meillä olevan
henkilötiedon. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske
sellaisia henkilötietoja, jotka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan
liittyvistä syistä.
Jokaisella on oikeus kieltää rekisterin ylläpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja. Tämä
tarkoittaa käytännössä sitä, että kiellon tehnyt eroaa sukuyhdistyksestä ja hänen tietonsa poistetaan
jäsenrekisteristä.
Jos tiedoissa havaitaan virheitä, pyydämme korjaamaan tiedot omien tietojen hallintatyökaluilla tai
toimittamaan korjaukset sukuneuvoston jäsenille.
Sukuseuran hallituksen yhteystiedot löytyvät näiden nettisivujen jäsenosiosta kohdasta yhteystiedot
Rekisterinpitäjän velvollisuus
Siitoset ry noudattaa rekisteröityjen henkilöiden yksityisyyden suojelemiseksi käsittelytoimissaan
tietosuoja-asetuksessa säädettyjä tietosuojaperiaatteita, joita ovat seuraavat: käsittelyn
lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys; käsittelyn käyttötarkoitussidonnaisuus; tietojen
minimointi ja tietojen täsmällisyys; tietojen säilytyksen rajoittaminen sekä tietojen eheys ja
luottamuksellisuus.